2025.09.01

Notionの全体像：初心者でも“使い続けられる”万能ワークスペース

ojya

結論

Notionは「メモ・タスク・データベース・共有」を1つにまとめて、個人でもチームでも“情報の散らばり”をなくすための最適解です。まずは無料のワークスペースひとつから始めればOK。

日記、読書管理、プロジェクト進行、社内ポータル、テンプレートの複製やWeb公開まで、8割の仕事はNotionだけで完結します。

Contents

Notionの全体像
具体例
まとめ

Notionの全体像

1) “超・拡張できるメモ帳”だから

Evernoteのようにどの端末からでも同期できるノートでありつつ、ページは「ブロック」という最小単位で構成されます。

テキスト・見出し・画像・引用・トグル・表（テーブル）…を自由に組み合わせ、2カラム以上のレイアウトも直感的に作成可能。さらにスラッシュコマンド（/）やMarkdown風ショートカットで、キーボード操作だけでも高速にページを組み立てられます。

2) Trello的な“見える化”とチーム共有ができるから

タスクをボード（かんばん）表示で整理し、状況をドラッグ＆ドロップで更新。ガントチャートやタイムラインで進行を俯瞰できます。ゲスト共有（無料枠は10名まで）を使えば、ページ単位で招待・権限を付与でき、Web公開（Notionサイト）ならURLを知っている人に広く見せることも可能。

テンプレートの複製で、他者が作った仕組みを一瞬で自分のワークスペースに取り込めます。

3) ノーコードな“データベース”が強いから

表・ボード・カレンダー・ギャラリーなど、ビュー切替で同じデータを多面的に閲覧可能。列（プロパティ）には、日付・選択・チェックボックス・関連（リレーション）・ロールアップなどを設定でき、読書管理・日記・案件管理・ナレッジベースといった“情報の倉庫化”がノーコードで実現します。

「同じ性質のデータをまとめる」→「必要に応じて見方を変える」という情報設計の基本が、Notionでは驚くほど簡単に叶います。

4) Notion AIで“埋もれた自分の知識”を引き出せるから

Notion AI（有料アドオン）は、ページ内でそのまま生成させるだけでなく、自分のワークスペースに蓄積した情報を踏まえて応答させられるのが強み。
たとえば「去年の◯月に書いた日記の要点を抽出」「社内ポータルの“入社手続き”手順を要約」など、“自分ごと化された検索＋要約”が狙えます。生成品質だけを比べるとChatGPT等が強い場面もありますが、“自分のNotionに入っている情報と組み合わせる”用途では、Notion AIが圧倒的に便利です。

5) とはいえ“持ち場持ち屋”の割り切りが大事だから

複雑な表計算：事業の予算や実績、家計の厳密管理はExcel／Googleスプレッドシートに軍配。Notionでも頑張ればできますが、構成が過度に複雑になりがち。
大容量のファイル管理：一括ダウンロードや検索性を重視するならGoogleドライブ／Dropboxが快適。
チャットの即時性：リアルタイム議論はSlackなど専門ツールがベター。
“8割Notion・2割専門ツール”のハイブリッドが、最も疲れず長続きします。

具体例

個人利用

読書管理
データベースで「タイトル／著者／読了日（Date）／評価（Select）」を持たせ、星5だけを抽出、今年読んだ本だけをフィルタなどが瞬時。カレンダービューで読了ペースを可視化すれば、読書習慣が続きます。
日記・ライフログ
1つのDBに毎日の記録を貯めるだけで、“去年の今日”を即参照。写真やトグルで、見せたい／隠したい情報のレイヤーも柔軟に。

仕事・チーム利用

プロジェクト管理
タスクDB(データベース)をボード表示で「ToDo→進行中→完了」に並べ、担当者・期限・依存関係をプロパティ化。ガントチャートでスケジュール衝突を早期発見。週次MTGではフィルタ済みビューで“今週やること”だけを映せます。
社内ポータル／ナレッジベース
入社手続き、ガイドライン、FAQ、ツールの使い方などを集約。検索で迷子を減らし、ページの履歴で変更点も追跡。Web公開を使えば、採用情報や公開ドキュメントを外部にも配布可能。
テンプレート活用
他者のテンプレートを複製→自社の用語・フローに合わせてカスタマイズ。ゼロから作らず、“80％完成品”から詰めるのが時短のコツ。

はじめの一歩（つまずかない導線）

無料アカウントを作成 → ワークスペースはまず1つでOK。
言語設定が英語なら「設定＞言語と地域」で日本語へ。
空のページで/heading、/table、/toggleなど試し、スラッシュコマンドに慣れる。
日記DBとタスクDBの2本柱を作成（Date／Select／Checkbox）。
週1でビューの見直し（ボード／カレンダー／テーブル）をして、“使う画面”を育てる。
共有が必要になったらゲスト共有、広く配布したい資料はWeb公開を活用。

まとめ

Notionは“情報を一箇所に集め、後から必要な切り口で取り出す”ためのベースキャンプです。
メモだけのツールでも、タスクだけのツールでも、表計算だけのツールでもありません。ページ＝ブロック＝データベース＝共有が、気持ちよくつながるから、続けるほど効く。

最初の1〜2週間は「とりあえず入れる・貯める」に徹してください。完璧な設計は要らないし、あとでビューもプロパティも変えられます。つまずいたら、テンプレートを複製して“8割できている状態”から学ぶのが最短です。
そして、表計算・ファイル・チャットは専門ツールと分担する。“8割Notion・2割専門”の運用で、散らばった情報は一本化され、作業スピードは確実に上がります。

今日、無料でワークスペースを作り、日記DBとタスクDBの2つだけ構築してみましょう。来週には、あなたの“使い続けられる仕組み”が、もう動き始めています。