メールと予定を自動化！Google Workspace Flows入門3ステップ

「毎朝、同じようなメール整理で時間が溶けていく」
「日程調整のたびにカレンダーとメールを行ったり来たり」

そんな地味なルーティンに、心当たりはありませんか。

Google Workspaceを仕事で使っている人は多いです。
Gmail、Google カレンダー、ドライブ、チャット。
便利なサービスがそろっているのに、メール整理や予定登録は手作業で続けている人がほとんどです。

そこで登場したのが、Google の新機能「Google Workspace Flows（ワークスペース フローズ）」です。
ノーコードで、メール処理や予定登録をAI入りのフローとして自動化できます。

この記事では、初心者向けに
「メールと予定を自動化する方法」を
3ステップでわかりやすく解説します。

結論：フローズで「毎日の小さな面倒」を一気に減らせる

この記事を読むメリット

この記事を読むと、次のポイントが理解できます。

• Google Workspace Flowsがどんな機能なのかが具体的にわかる
• メールと予定を自動化する基本の考え方がつかめる
• 実際の活用イメージ（FAQ自動返信、レシート読取など）が想像しやすくなる
• 「まずどこから自動化すればよいか」がはっきりする

フローズは柔軟性が高いツールです。
ただ、最初は「できることが多すぎて、逆にイメージが湧きにくい」という悩みが起こりがちです。

この記事では、
メール＋予定の自動化に絞って、
最初の一歩をわかりやすく整理します。

なぜフローズで自動化すべきなのか

理由1：Googleサービス同士の連携に特化している

Google Workspace Flowsは、Gmail、カレンダー、ドライブ、チャット、フォーム、スプレッドシートなど、
仕事でよく使うGoogleサービス同士の連携に特化したツールです。

ZapierやPower Automateのような外部連携ツールも便利です。
ただ、Googleサービス中心で仕事をしている人にとっては、
Google公式の自動化機能のほうが設定がシンプルで直感的です。

• Googleフォームの回答を受け取ったとき
• Gmailに特定の件名のメールが届いたとき
• Googleドライブのフォルダにファイルが追加されたとき

こういった「きっかけ」を元に、
カレンダー登録やチャット通知などを一気に組み立てられます。

理由2：AI Geminiをフローの途中で呼び出せる

Googleフロー最大の特徴は、
フローの途中でAI Geminiを組み込める点です。

単なる「自動転記ツール」ではなく、AIによる理解と要約を挟めます。

例えば、こんな処理が可能です。

• メール本文をGeminiに渡して「3行で要約して」と指示
• レシート画像をGeminiに渡して「日付と合計金額だけ抜き出して」と依頼
• お問い合わせ内容をGeminiに渡して「丁寧な返信文を作成して」と依頼

これにより、
「転送」だけでなく「考える部分」までAIに任せる自動化が実現します。

理由3：ノーコードで作れるので、現場の人が自分で改善できる

Googleフローは、プログラミング不要です。

• テンプレートを編集する方法
• 「こういう処理をしたい」と文章で指示してAIに組み立ててもらう方法
• ステップを手動で追加していく方法

3つの作り方から選べます。

特別なスクリプト知識がなくても、
営業、バックオフィス、個人事業主など、
現場の担当者が自分でフローを作り、改善できます。

IT部門に毎回依頼する必要が減るため、
小さな業務改善を高速に回せる点が大きな強みです。

メールと予定を自動化する実用フロー

ここからは、実際の活用イメージを3つ紹介します。

具体例1：未読メールの要約を毎朝チャットに送るフロー

1つ目は、未読メールの要約を毎朝チャットに届けるフローです。

フローの構成

• スターター：平日8時にスケジュール実行
• アクション1：Geminiに未読メールの内容を渡して要約
• アクション2：要約結果をGoogle Chatに送信

このフローが動くと、
出社した瞬間に「重要なメールだけをざっくり把握」できます。

メールボックスを1通ずつ開かなくても、
チャットの要約を見るだけで、対応の優先順位を決められます。

効果

• 朝一番のメールチェック時間が大幅に圧縮される
• 対応漏れを防げる
• スマホからでも要約だけ確認できる

「とりあえず要約を確認して、必要なメールだけ後で開く」
そんなスタイルに変えられます。

具体例2：フォーム回答→チャット通知＋自動返信メール

2つ目は、日程調整や個別相談の申込みを自動化するフローです。

フローのゴール

• Googleフォームで申し込みを受け付ける
• 回答が届いたら、管理者のGoogle Chatに通知
• 申込者には、特典付きの自動返信メールを送信

フローの構成

• スターター：
  • 「フォームの回答が届いたとき」をトリガーに設定
• アクション1（チャット通知）：
  • Google Chatで通知を送信
  • メッセージ内にフォームの回答内容を挿入
• アクション2（メール送信）：
  • Gmailで申込者に自動返信
  • 返信メールに特典リンクや案内文を記載

以前は、同じことをするためにGoogle Apps Scriptを書く必要がありました。
Googleフローなら、画面上の設定だけで完結します。

効果

• 申し込みのたびにメールを作成する必要がなくなる
• 申込者へのレスポンスが即時になる
• 担当者はチャット通知だけ見れば状況を把握できる

セミナー、個別相談、イベントなど、
「フォーム→お礼メール」のパターンが多い場面で非常に役立ちます。

具体例3：レシート画像から日付と金額を抽出してスプレッドシートへ

3つ目は、経費精算に役立つフローです。

フローのゴール

• 件名に「レシート」と含まれるメールが届く
• 添付ファイルの画像やPDFの中身をAIが判定
• レシートだった場合だけ、日付と合計額を抽出
• スプレッドシートに自動で記録
• 処理済みメールに「入力済み」ラベルを付与

フローの構成イメージ

• スターター：
  • 「特定の条件を満たしたメールを受信したとき」をトリガーに設定
  • 条件：
    • 件名に「レシート」を含む
    • 添付ファイルが存在する
• アクション1：フィルター
  • 添付ファイルの種類が「画像」または「PDF」の場合に絞り込み
• アクション2：添付ファイルをGoogleドライブの指定フォルダへ保存
• アクション3：Geminiに質問
  • 「保存されたファイルはレシートですか？」とYes/Noで問い合わせ
• アクション4：Yesだった場合のみ、
  • Geminiに「日付」と「合計金額」の抽出を依頼
  • 結果をスプレッドシートに1行として追加
  • 元メールに「入力済み」ラベルを付与

効果

• レシートデータの手入力が不要になる
• 入力漏れや打ち間違いが減る
• 経費精算の「準備作業」にかかる時間を大幅に節約できる

メール経由でレシート画像を集めている会社や、
個人事業主の経費管理にも応用できます。

入門3ステップ：メールと予定の自動化を始める方法

ここまで読むと、
「便利そうだけど、どこから手をつければよいかわからない」
という状態になりやすいです。

そこで、初心者向けの入門ステップを3つに整理します。

ステップ1：対象プランと管理画面の設定を確認する

まず、Google Workspace Flowsが使えるプランかどうかを確認します。

2025年11月時点では、

• ビジネス スタンダード以上
• AI Pro for Education

などが対象とされています。

さらに、管理者側の設定も重要です。

1. Google Workspace 管理コンソールを開く
2. 左メニューから「生成AI」「Gemini for Google Workspace」の順に選択
3. 「アルファ版機能」をオンにして保存

管理者権限を持つ担当者に依頼し、
フロー機能とGeminiの利用を許可してもらう必要があります。

ステップ2：テンプレートから試す

いきなりゼロからフローを作る必要はありません。

Googleフローのホーム画面には、
たくさんのテンプレートが並んでいます。

例：

• 未読メールの毎日の要約を取得するフロー
• 重要な人物からのメールを通知するフロー
• AIニュースを毎日メールで届けるフロー

最初は、テンプレートを開いて、
「どんなスターターとアクションで構成されているか」を眺めるだけでも勉強になります。

テンプレートを少し編集して、

• 実行時間を変える
• 通知先のチャットスペースを変える
• 要約条件を変える

といった小さなカスタマイズから始めると、
仕組みへの理解が一気に深まります。

ステップ3：自分の仕事に合わせたフローを1つだけ作る

テンプレートに慣れてきたら、
自分の業務に合わせたオリジナルフローを1つだけ作ってみます。

おすすめは、次のようなテーマです。

• 「特定のクライアントからメールが来たら、内容を要約してチャット通知」
• 「日程調整フォームの回答が届いたら、カレンダーに予定を自動登録」
• 「社内の問い合わせフォーム→担当者チャット通知＋自動返信メール」

最初から完璧を目指さず、
毎週必ず発生する単純作業を1つだけ自動化するイメージで進めると挫折しにくいです。

小さな自動化が、時間と集中力を取り戻す

最後に、この記事全体で伝えたいポイントをまとめます。

主張1：AI時代の「本当の差」は、ツールを知っているかどうか

AIツールの名前を知っているだけでは、仕事は変わりません。
差がつくのは、
毎日のルーティンをどこまでAIと自動化に任せられるか
という部分です。

Googleフローは、メールと予定のような「地味だけど時間を奪う作業」を減らすための、実戦的なツールです。

主張2：自動化は「壮大な仕組み」ではなく「小さな面倒」から

「全部の業務を自動化しよう」と考えると、必ず止まります。

• 毎週同じメールを送っている
• 毎回、同じように日程をカレンダーに入れている
• フォームの回答を見て、手作業で転記している

こういった小さな作業を、1つずつフローに置き換えていくことが現実的なアプローチです。

Googleフローなら、
最初の1本目も、修正も、追加も、画面操作だけで完了します。

主張3：メールと予定の自動化は「働き方のチューニング」

メールと予定にかかる時間が減ると、

• 集中して考える時間
• 顧客と向き合う時間
• 自分のスキルを磨く時間

に余裕が生まれます。

Google Workspace Flowsは、
単なる「便利機能」ではなく、
働き方をチューニングするための土台だと言えます。

まとめ

• Google Workspace Flowsは、Googleサービス同士をつなぐAI付き自動化ツール
• Gmailとカレンダーを中心に、メールと予定のルーティンをノーコードで自動化できる
• テンプレート活用→小さなフロー作成の順で進めると、初心者でも迷わない
• AI Geminiを組み込むことで、「転記」だけでなく「要約」「抽出」「文面作成」まで任せられる

「毎週同じことをしているな」と感じる作業を、1つだけ選んでください。
その作業をGoogleフローに任せるところから、AI時代の働き方アップデートが始まります。

おじゃ

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